Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
- Assurer la gestion administrative et financière du projet;
- Veiller et assurer la conformité de la gestion financière et comptable du projet par rapport aux règles et procédures en vigueur à la GIZ et dans le pays.
Par ailleurs, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
Sous la direction de la Coordinatrice et la supervision du service administratif et financier du Bureau GIZ, le Responsable Administratif et Financier du Projet exécute les tâches suivantes :
1- Responsabilité de direction
Le/la titulaire du poste :
- Assume la responsabilité des domaines d'activité qui lui sont assignés des demandes de services et mesures au sein du projet, ainsi que la responsabilité de direction de tous les salariés placés sous son autorité (responsabilité de direction vis-à-vis du personnel placé sous sa hiérarchie);
- Manage les collaborateurs en conformité avec les principes et directives de la GIZ, de manière à renforcer l'identification à l'entreprise à assurer une réalisation autonome des tâches assignées et laisser suffisamment de place à la créativité et à l'innovation;
- En qualité de supérieur hiérarchique, être également chargé de contrôler, piloter et assurer la fourniture de prestations économiquement rentables de la part de ses subordonnés;
- Procède tous les ans aux évaluations des résultats du personnel placé sous son autorité (entretien individuel).
2- Gestion Administrative, financière et comptable
Sous la supervision de la Coordinatrice du Projet, le /la responsable Administratif et Financier sera chargé(e) de :
Prêter assistance à la gestion du personnel;
Veiller à l'établissement et le suivi des contrats;
Assurer la planification budgétaire annuelle;
Assurer la planification (budgétisations, etc.);
Coordonner et suivre l'exécution des budgets, les paiements, approvisionnements des fonds, acquisitions des équipements, contrat avec les parties tierces, gestion de la trésorerie, paiement impôts et assurer le suivi financier (contrôle interne, consommation budgétaire etc.);
assurer toutes les tâches relevant de la gestion financière et comptable.
3- Gestion logistique
- Gérer les achats, rechercher et répertorier des fournisseurs "mieux disant" (qualité prix, ponctualité, disponibilité), analyser des offres, suivre les achats sur place en relation avec le bureau GIZ et par le siège;
- Effectuer les payements des factures courantes : Suivre et contrôler le paiement des factures des fournisseurs et prestataires de services réguliers (eau, électricité, etc.);
- Gérer les stocks;
- Assurer le contrôle de l'inventaire physique périodiquement (trimestriel et annuel) et veiller à la bonne gestion des magasins et des stocks de matériels du projet;
- Parc automobile du Projet : établir des ordres de mission, contrôler les carnets de bord, veiller à l'entretien et aux modifications éventuelles des bâtiments;
- Organiser les réunions, ateliers et séminaires et assurer la prise en charge, assurer l'organisation et la gestion des réservations, assurer l'accueil et l'hébergement, le déplacements des missions.
4- Autres tâches :
- Veiller à l'effectivité de l'inventaire annuel de l'équipement du projet;
- Veiller à l'utilisation rationnelle du matériel et de l'équipement du projet (tel, fax ordinateurs, véhicules, etc.);
- Organiser la maintenance et la réparation du matériel, de l'équipement et des locaux du projet;
- Veiller au suivi et au contrôle des documents des véhicules du projet (carnets de bord, consommation, maintenance, visite technique, carte jaune, assurance);
- Suivre l'entretien des véhicules en collaboration avec les chauffeurs;
- Veiller à la bonne exécution des contrats de maintenance du matériel et de l'équipement du projet par les prestataires privés;
- Préparer les remises documentées du matériel acquis au gouvernement;
- Contribuer à la construction d'un esprit d'équipe et à la création d'une bonne atmosphère de travail avec les autres collaborateurs;
- Contribuer à la bonne communication au sein de l'équipe du projet et avec les partenaires.
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